dnes je 13.11.2019
Input:

Interní školení a jejich dokumentace

5.6.2019, , Zdroj: Verlag Dashöfer

6.3
Interní školení a jejich dokumentace

JUDr. Pavel Koukal

Obecně platí, že jedním ze základních dílčích opatření v rámci CMS by měly být různé formy interního vzdělávání a proškolování zaměstnanců ve vztahu k problematice pravidel chování v obchodních a souvisejících vztazích, a to v rámci kombinovaných forem vzájemné interní komunikace (dále také jen „interní školení”).

V tomto směru je přitom v praxi otázkou, zda a v jakém rozsahu jsou compliance rizika a možná protiprávní jednání zaměstnanců na úseku výroby, obchodu nebo účetních a daňových záležitostí relevantní na „běžné” zaměstnanecké úrovni, anebo zda se relevantní rizika týkají pouze jednání vrcholového managementu a vedení společnosti, popř. jen členů statutárního orgánu. Na tuto zdánlivě jednoduchou otázku si přitom musí individuálně zodpovědět každá podnikatelská entita samostatně, neboť odpověď v praxi CMS může být poměrně složitá. Až na základě komplexního vyhodnocení tohoto rozložení rizikv rámci organizace a struktury společnosti je pak možné nastavit i celkový systém interních školení dle dotčených vnitřních organizačních útvarů (úseky, divize, oddělení, provozy apod.) a konkrétních pracovních pozic ustavených v rámci těchto organizačních útvarů.

V této souvislosti je přitom velmi důležitá zejména taková forma interního vzdělání a informování zaměstnanců, která klade důraz na zcela praktické problémy a možná compliance rizika v běžných „standardních situacích”, kterými např. jsou jednání s obchodními partnery o podmínkách vzájemné obchodní spolupráce, zastupování společnosti v oborových (odvětvových) sdruženích anebo často neformální setkání s pracovníky konkurenčních subjektů. Nedílnou součástí takového interního školení samozřejmě musí být vždy i využívání dalších souvisejících nástrojů, a to jak v oblasti motivačních nástrojů dotčených zaměstnanců (negativní i pozitivní), tak i příslušného proškolení ohledně konkrétních požadavků Compliance programu v příslušné oblasti, např. ve vztahu k zajištění požadavků na obchodní dokumentaci a posuzování smluv (Compliance Contract Assessment).

Jedním z nejvíce diskutovaných témat, pokud jde o nastavení interních školení v rámci CMS, jsou jejich konkrétní nástroje a způsoby dokumentace. Obdobně jako tomu je v současné době obecně u všech nástrojů interní komunikace, i oblast interního vzdělávání a compliance trainingu je ovlivňována zejména prosazováním různých forem digitálních, resp. online nástrojů, a v případě interních školení pak nástrojů tzv. firemního e-learningu.

Ačkoliv jde v praxi o dnes běžný a všeobecně velmi často využívaný nástroj či formu interního vzdělávání, která je založena na aktivním využívání informačních a komunikačních technologií (IT/ ICT), je třeba při jeho nastavení v rámci CMS vždy zohledňovat i některé zvláštní požadavky.

V tomto směru se přitom jako hlavní požadavek jeví potřeba zajištění souladu a návaznosti každého dílčího tématu interního školení s Compliance programem a s další compliance dokumentací. Jde o to, že v praxi korporátní compliance se často využívá řada výukových programů a SW aplikací, které jsou buď příliš obecné a ne zcela odpovídají nastaveným požadavkům koncernové nebo lokální compliance, anebo jež s nimi mohou být i v nesouladu, či dokonce v rozporu. Taková situace může nastat zejména v případech, pokud jsou využívány výukové programy z jiných oborů podnikání anebo jsou tyto bez dalšího přebírány z jiných států, aniž by byla zohledněna odlišná právní úprava, pojmosloví a celkově zcela jiné ekonomické a právní prostředí. Toto možné úskalí přitom často platí i ve vztahu k „automatickému” přebírání e-learningových školení a podkladů z jiných členských států Evropské unie, neboť např. ani harmonizovaná právní úprava vycházející z požadavků směrnic orgánů EU, ještě zdaleka