dnes je 13.11.2019
Input:

Jak na interní a externí komunikaci v rámci CMS

5.6.2019, , Zdroj: Verlag Dashöfer

6.2
Jak na interní a externí komunikaci v rámci CMS

JUDr. Pavel Koukal

Další, v praxi korporátní compliance často řešenou otázkou je nastavení konkrétních pravidel, procesů a forem interní a externí komunikace v rámci Compliance management systému (dále také jen „compliance komunikace”).

Jak již přitom bylo vícekrát konstatováno, informace a komunikace představují v rámci postupů, opatření a nástrojů CMS zcela zásadní a nenahraditelnou složku, která podporuje jeho další komponenty jak ve fázi identifikačně analytické, tak i realizační a kontrolní (monitorovací).

Základní principy komunikace

Předtím, než se budeme zabývat konkrétními praktickými otázkami spojenými s předáváním informací a komunikačními kanály CMS, je třeba si uvědomit základní principy, kterými by se měla komunikace v oblasti korporátní compliance řídit. Těmito základními principy, vedle obecných zásad podnikové komunikace, přitom jsou následující principy:

  • Využívání relevantních informací: využíváme pouze pro společnost podstatné informace, které mohou mít významný vliv anebo dopad na její integritu, jakož i na plnění, resp. neplnění právních povinností.

  • Více informačních kanálů, jejich vzájemného propojení a jednotného řízení komunikace: nelze se nikdy omezovat pouze na jeden kanál interní anebo externí komunikace s tím, že celkový informační systém musí být jako proces v rámci podniku jednotně řízen a ovlivňován.

  • Úzké propojení interní a externí komunikace: nelze se nikdy omezovat pouze na interní komunikaci v rámci dané společnosti, ale otázky CMS je třeba komunikovat i navenek, a to jak vůči zainteresovaným osobám (stakeholders), např. akcionáři, společníci, odběratelé a zákazníci (spotřebitelé), dodavatelé apod., tak i ve vztahu k dalším třetím osobám (orgány veřejné správy, externí poradci apod.).

Z hlediska praktického nastavení forem a kanálů interní komunikace v rámci CMS je třeba vždy zohledňovat skutečnost, že i zde musí být interní komunikace určitým compliancedialogem” mezi vedením společnosti a osobou pověřenou funkcí compliance na straně jedné a ostatními zaměstnanci na straně druhé. V podnikové praxi totiž bývá právě jednou z nejčastějších chyb při realizaci CMS omezení interní komunikace na pouhé občasné předávání obecných informací ze strany vedení, aniž by byla následně vyžadována zpětná vazba od dotčených zaměstnanců. V tomto směru se pak již nevede ani žádná další komunikace ve formě dotazů, předávání podnětů a informací, diskuze, aplikace problému na konkrétní proces nebo činnost v rámci dané společnosti atd.

V tomto směru je opět dána klíčová odpovědnost členů statuárního orgánu společnosti, kteří jsou povinni zajistit, aby interní komunikace nesklouzávala k tomuto zcela chybnému nastavení, kdy příslušný adresát sice informaci obdrží, ale již se s ní dále nepracuje, a taková interní komunikace již potom nikdy nemůže plnit svou funkci.

Komunikační procesy

Je přitom třeba zdůraznit, že správně nastavená interní komunikace týkající se CMS musí vždy zahrnovat všechny tři hlavní (standardní) komunikační procesy, tj.:

  • Strategickou compliance komunikaci: ohledně celkové strategie a zaměření korporátní compliance, zejména ve vztahu ke Compliance programu a k dalším pozičním dokumentům společnosti.

  • Taktickou compliance komunikaci: ohledně dílčích anebo realizačních komunikačních kampaní a projektů (např. v souvislosti se změnou určité právní úpravy s dopadem na podnikání společnosti).

  • Operativní compliance komunikaci: ohledně řešení konkrétních, běžných otázek spojených s fungováním CMS.

V návaznosti na výše uvedené je třeba doporučit aktivní využívání všech možných nástrojů (kanálů) interní compliance komunikace, tj. jak digitálních (online) nástrojů, tak i nástrojů tištěných a nástrojů osobních.

Zatímco z hlediska digitálních (online) nástrojů lze v současné době aktivně využívat již celé řady moderních komunikačních kanálů – jako (podnikový) intranet, online newslettery a jiné e-informace, standardní elektronickou poštu (e-maily) a jiné podnikové informační systémy (např. ERP) a SW aplikace, anebo vybrané sociální sítě. Dosavadní význam tištěných nástrojů („offline komunikace”) ve formátu tištěných brožur, informačních letáků, nástěnek apod. logicky neustále klesá. Naproti tomu v rámci interní compliance komunikace zůstávají jako zcela nenahraditelné nástroje osobní komunikace, kam spadají nejrůznější interní společné porady a školení, individuální osobní jednání a schůzky („face do face”), telefonické a video konference atd., u kterých lze nejlépe uplatnit a realizovat shora zmiňovaný požadavek „compliance dialogu”.

S požadavkem na interní komunikaci jakožto „compliance dialogu” pak bezprostředně souvisí i požadavek na průběžné zajišťování zpětné vazby od zaměstnanců a přenesení jejich informací a poznatků do praktického fungování CMS.

Naplňování